武汉理工大学设备与物资采购合同管理办法

 

第一章  总  则

第一条 为加强合同管理，规范管理程序，维护学校合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规和学校的规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条 合同管理实行统一领导、归口管理、承办单位负责的原则。国有资产与实验室管理处负责设备与物资的采购、维修保养等合同的归口管理，并按学校授权管理和使用武汉理工大学设备与物资采购合同专用章。承办单位是指代表学校负责合同起草、谈判及具体落实所签合同权利义务的部门和单位。

第三条 本办法所称设备与物资是指服务于学校教学、科研、行政等部门使用的仪器设备、家具、软件、图书（含数字资源）、教材、药品、实验消耗品等及随同购置的相关服务等。建设工程中构成工程不可分割的组成部分，且为实现工程基本功能所必需的设备与物资不适用本办法。

第四条 使用学校资金采购设备与物资所签订的合同适用本办法。

第二章  合同的审批与签订

第五条 承办单位负责起草的合同应保证基本条款的完备，一般包括：合同当事人的名称或姓名、注册地址或住址、合同标的、数量、质量、价款、支付方式、合同期限、质保条款、履约地点和方式、合同变更和解除、违约责任等内容。

起草合同的承办单位应对条款的真实性负责。

第六条 承办单位在草拟合同前应做好可行性调查，严格审查下列事项：

（一）审查合同对方的主体资格及资信状况。具体包括：

1．合同对方当事人的主体资格（包括名称、资质、营业执照、法人登记证书、经营范围等），重点审查拟定的合同标的是否与营业执照核定的业务（经营）范围一致，营业执照的年限及年检情况；

2．合同对方的履约能力和资信情况；

3．合同对方签约代表的合法身份，如法定代表人身份证明或法定代表人的授权委托书；

4．必要时要求合同对方提供主要的财务报表以及从事相关业务的业绩证明材料。

（二）审查合同基本条款的完备情况，详见本章第五条规定。

（三）审查合同的内容是否与招投标或谈判内容一致，是否符合相关法律法规及学校规定。

（四）必要时要求对方就合同的履行提供合法的担保。

第七条 采购需要办理免税的进口仪器设备，必须与供应商签订《供货及技术服务协议》，与外贸代理公司签订《进口委托代理协议书》。

第八条 设备与物资采购合同分类分级审批：

（一）设备与物资采购合同(不含图书、教材、医疗药品)

1.使用科研经费采购合同金额5万元以下，非科研经费采购合同金额2万元以下，原则上不需要签订合同；若需要签订合同的，由部门或单位分管负责人审批。

2.根据合同金额分级审批

表1：设备与物资采购合同（不含图书、教材、医疗药品）分级审批表

  3.合同金额未达到学校规定的招标起点金额的设备与物资采购合同，采购人需提供比价、询价或其它相关资料。

合同金额达到学校规定的招标起点金额的设备与物资采购合同，合同内容需根据招标文件的相关规定签订，不得随意变更。

（二）图书、教材、医疗药品采购合同

合同金额500万元以下由相应专项招标工作组负责人审批；合同金额500万元（含）以上由相应专项招标工作组会议审核，报分管校领导审批。

采购人需提供中标公告或其它支撑材料。 

（三）科研项目代购设备与物资合同

科研项目代购不属于学校固定资产的设备与物资的合同，需经由学校科研归口管理部门负责人审批。

科研合同约定采购方式的，按合同约定执行；未约定采购方式的，按学校设备与物资采购与招标相关规定执行。

采购人需提供委托代购支撑材料。

合同审批需填写《武汉理工大学设备与物资采购合同审批表》（见附件），国有资产与实验室管理处根据相关审批意见，对所有审批的合同加盖“武汉理工大学设备与物资采购合同专用章”并进行合同备案与管理。

第九条 设备与物资的采购、维修保养合同，由合同审批人作为学校的委托代理人在合同上签字。任何单位和个人未经相关授权，不得以学校名义对外签订合同。

第十条 对需要办理公证的合同，应按规定办理公证。

第十一条 设备与物资采购合同，非招标项目至少一式五份，招标项目至少一式六份，国有资产与实验室管理处统一编号、存档。变更、解除协议不另行编号，在原合同的编号后使用连接符和序号对补充协议进行标识。同一份合同签署多份变更、解除协议的，按签署时间顺序标识。

第三章 合同的履行、变更和解除

第十二条 合同依法签署后，即具有法律效力，未经授权人同意，原则上不得变更合同条款和内容，不得随意解除合同。

第十三条 承办单位在合同签订生效后，应代表学校依法履行合同，对合同履行情况进行检查和落实，并及时处理合同履行过程中出现的问题。

第十四条 已经签订的合同确有必要变更、解除时，必须与供货单位签订书面协议，并按本办法第二章第八条相关规定进行审批。

第十五条 若合同执行过程中出现争议或纠纷，原则上由承办单位负责处理，学校有关主管部门协助处理。

第十六条  国有资产与实验室管理处在合同签订生效后，负责跟踪合同的履行，监督合同双方履行合同义务。

第十七条 需要进行土建安装的设备，由承办单位负责提前落实设备安装条件。合同约定由设备供货商负责土建安装的，应在供货合同中明确。单列土建安装费用达到学校规定审计标准的，须经学校审计部门审计后方可报账。

国家法律法规要求必须由商检机构检验的（特种）设备，未经相关机构登记或检验前，不得验收使用。

第十八条 不能及时验收的设备，按下述条款处理：

（一）因设备质量问题未能通过验收的，承办单位视情况决定是否退货、换货或者要求供货商检修直至验收合格，并以书面形式报国有资产与实验室管理处。国有资产与实验室管理处协助承办单位与供货商联系，督促解决问题。

（二）因承办单位原因不能及时验收的，承办单位应以书面形式向国有资产与实验室管理处反映问题并说明原因。由此造成学校经济损失的，按学校有关规定追究有关人员的责任。               

第四章  附 则

第十九条 在合同签订和履行过程中，有关人员违反学校规定的，按《武汉理工大学合同管理办法》及学校有关规定进行处理。

第二十条 本办法由国有资产与实验室管理处负责解释。

第二十一条 本办法自发布之日起施行。原《武汉理工大学设备与物资采购合同管理暂行办法》（校国资字〔2013〕6号）同时废止。

 

附件：武汉理工大学设备与物资采购合同审批表

附件

武汉理工大学设备与物资采购合同审批表

合同内容		合同金额（元）
经费来源		预付款比例
供应商名称		经办人及联系方式
合同类别 （请在□打√）	1、设备与物资采购 □招标采购，招标号：                         □询价采购（非招标），需提供询价材料（至少三家） □其它采购方式（非招标），需提供相关情况说明 2、□图书/教材/医疗药品采购，需提供中标公告（可网页打印）或其它材料 3、□科研项目代购设备与物资，需提供科研代购项目立项等相关材料 4、□其它
项目负责人 意  见	合同采购内容在项目经费预算执行计划中。 其它意见：                      签名：            年    月    日
申请单位审批 意  见	签名：         （ 单位公章 ）                                                                                                  年    月    日
科研归口管理部门审批意见 （仅科研代购	签名：         （ 单位公章 ）                                                                                                  年    月    日
国资处审批 意  见	签名：            年    月    日
校领导审批 意  见	签名：            年    月    日

备注：1、申请单位对合同条款的真实性、完备性、可行性和合规性予以审查，严格把关。

      2、合同审批采取分类分级审批方式，详见《武汉理工大学设备与物资采购合同管理办法》第二章第八条规定。

      3、办结相关审批手续后，请将此表交国资处设备采购管理科备案。